LES FRAIS PROFESSIONNELS

Les frais professionnels regroupent les dépenses engagées par toute personne, salarié ou dirigeant, dans le cadre de son activité.

Échappant aux cotisations sociales, ces frais sont donc surveillés de près par l'Urssaf.

Nos conseils pour ne pas commettre d'impair

Le remboursement des frais professionnels échappant aux cotisations sociales, les contrôleurs de l'Urssaf sont très vigilants quant au respect des règles par l'entreprise. Les anomalies relevées concernent principalement des justifications insuffisantes ou un dépassement des limites d'exonération.

Vous avez le choix entre deux options : effectuer le remboursement en fonction des dépenses réellement engagées, ou sous forme d'allocations forfaitaires, à condition qu'elles n'excèdent pas certains montants fixés par arrêté et révisés annuellement. Attention, si l'indemnisation « au réel » s'applique à tout le monde, les mandataires sociaux relevant de la catégorie des salariés, comme le gérant minoritaire de SARL ou le président de SAS, ne peuvent pas bénéficier du remboursement forfaitaire.

L'indemnisation forfaitaire

L'exonération de cotisations sociales est subordonnée à la justification des dépenses en tant que frais professionnel, la preuve devant être apportée par l'employeur. L'indemnisation sous forme d'allocations forfaitaires est réservée aux dépenses de nourriture, de logement, liées à l'utilisation à titre professionnel d'un véhicule personnel ou engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle à l'intérieur du territoire métropolitain.

Un barème, mis à jour tous les ans par l'Urssaf (site internet : urssaf), précise les montants et conditions applicables.

L'indemnisation « au réel »

Les remboursements effectués au titre des dépenses réelles engagées par le salarié sont exclus de l'assiette des cotisations sociales, sous réserve de la production de pièces justificatives.

Un relevé de frais précis, accompagné des pièces justifiant les dépenses, doit être établi. Par exemple, pour les notes de restaurant, le motif de l'invitation et le nom des invités doivent être indiqués.

Pour les indemnités kilométriques, vous devez signaler le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule utilisé. L'entreprise peut aussi prendre en charge, directement ou par remboursement au salarié, en franchise de cotisations sociales, les frais d'habillement pour des vêtements de sécurité ou des uniformes.

Gare aux excès !

Lors d'un contrôle, si le nombre de repas d'affaires remboursés à un collaborateur excède cinq par mois, la notion d'avantage en nature peut être retenue et entraîner l'assujettissement aux cotisations sociales.

Tout remboursement non justifié ou n'entrant pas dans la catégorie des frais professionnels pourra faire l'objet d'une réintégration dans les bases de cotisations sociales.

Les contrôleurs sont autorisés à rapprocher les factures d'hôtels avec les péages et le nombre de kilomètres parcourus et indemnisés…

En cas de doute sur la qualification ou non de frais professionnels, vous pouvez interroger par écrit les services de l'Urssaf ; ce dispositif intitulé « rescrit social » est disponible sur leur site.

Lien : URSSAF

Dirigeants : quels frais peuvent vous être remboursés par l'entreprise ?

L'entreprise peut rembourser les frais engagés par le dirigeant dans le cadre de son activité professionnelle. Cependant, afin d'éviter les dérives et les abus, la réglementation encadre strictement le remboursement des frais.

Remboursement de frais : les règles à suivre

La réglementation sur le remboursement des frais avancés par un dirigeant d'entreprise est beaucoup plus restrictive que celle qui s'applique aux salariés de l'entreprise. Lorsqu'un dirigeant souhaite se faire rembourser des frais engagés pour l'entreprise, il doit s'assurer que ces derniers présentent les caractéristiques suivantes :

• Il les a engagés dans l'intérêt de l'entreprise,
• Il dispose d'un justificatif (facture, note de frais, etc.),
• Le remboursement s'effectue à l'euro près. (Les frais remboursés sous forme d'un forfait sont imposables.)

Le cas des déplacements du dirigeant

Les frais qui correspondent à un déplacement professionnel identifié sont remboursables. On citera à titre d'exemple les visites fournisseurs, les participations à un congrès ou à un salon, etc.

Parmi les frais de déplacement, on distinguera :

• Les indemnités kilométriques,
• Les frais de péage et de parking,
• Les titres de transport (train, avion, métro, note de taxis, etc.),
• Les frais de repas et d'hôtel occasionnés par les déplacements.

Quelles règles suivre pour le remboursement des frais ?

Les frais engagés pour le transport du domicile au lieu de travail ne sont pas remboursables pour les sociétés assujetties à l'impôt sur les sociétés (IS).

Lorsque le montant annuel des frais de déplacement dépasse 15 000 euros, il faut reporter ceux-ci sur le relevé des frais généraux joint au dépôt des comptes annuels. Cela se fait dans les 3 mois qui suivent la clôture de l'exercice comptable.

Le remboursement des frais pour l'utilisation du véhicule personnel

Les dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles peuvent se faire rembourser leurs frais « au réel » ou en fonction des kilomètres parcourus (frais kilométriques).

Les frais kilométriques couvrent :

• Le carburant,
• Les primes d'assurance,
• L'entretien courant (vidanges, pneumatiques, etc.),
• La location, le crédit-bail ou les intérêts d'emprunt lorsque le dirigeant est propriétaire du véhicule.

Dans les faits, les remboursements « au réel » se pratiquent très peu. Il n'existe d'ailleurs pas, à ce jour, de liste officielle détaillant les frais qui pourraient être remboursés.

On peut supposer que les remboursements de frais cités ci-dessus ne sont pas imposables lorsqu'ils s'effectuent « au réel ».

Nous vous conseillons toutefois de vous rapprocher de votre expert-comptable pour vous aider à choisir la meilleure option.

Amendes

Les amendes étant des procès-verbaux appliqués à titre personnel, elles ne sont pas remboursables par l'entreprise.

Les repas et les notes de restaurant

Il faut ici distinguer :

• Les repas d'affaires au cours desquels le dirigeant invite les fournisseurs et les clients de l'entreprise,
• Et les repas « normaux » qui comprennent ceux où le dirigeant déjeune seul ou avec un ou plusieurs employés. Les repas d'affaires (prospects, clients, conseils, fournisseurs, etc.) et les frais pour déplacements professionnels sont déductibles lorsqu'ils sont justifiés.

Dans le cas des repas d'affaires, les frais sont remboursés totalement et sont déductibles fiscalement. Il faudra fournir les justificatifs sur lesquels on inscrira le nom des participants.

Le dirigeant a engagé les frais dans l'intérêt de l'entreprise. Si les remboursements annuels dépassent la somme de 6 100 €, il faudra les déclarer sur le relevé annuel des frais généraux.

Pensez à noter le nom des personnes invitées au dos du ticket ou de la facture. Les frais de repas pris en charge par la société peuvent être déduits lorsqu'ils répondent à certaines conditions.

Les frais de « repas normaux » seront remboursés partiellement tout en étant cependant totalement déductibles des impôts (sous condition).

Remarque : la plupart du temps, il est plus avantageux d'opter pour les frais réels lors de votre déclaration d'impôts sur le revenu.

Les cadeaux et frais de réception

La plupart des cadeaux faits par un dirigeant à ses clients (ou à ses prospects) sont remboursables. Cependant, ils ne sont pas systématiquement déductibles du résultat de l'entreprise.

On pourra déduire les frais de réception remboursés du résultat, même lorsque la réception a lieu au domicile du dirigeant, à condition d'engager ces frais dans l'intérêt de l'entreprise.

Ces remboursements de frais font l'objet de contrôles minutieux de la part des agents de l'administration.

Il convient par conséquent d'être attentif à ce que leur montant et leur nature soient en rapport avec l'importance de la réception et l'enjeu économique pour l'entreprise.

Les loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile

Le dirigeant qui consacre une pièce de son domicile à l'exercice de sa profession peut demander le remboursement d'une quote-part de son loyer et de certaines charges (électricité, internet, eau, téléphone, etc.) à l'entreprise.

De nombreux dirigeants qui travaillent à domicile affectent une partie de leur loyer personnel en charge pour l'entreprise. C'est une démarche possible, lorsque c'est une réalité. Il faut dans ce cas :

• Distinguer très clairement la partie professionnelle et la partie privée,
• Mettre en place une clé de répartition qu'il faudra expliquer au contrôleur fiscal qui s'intéressera certainement à ce point,
• Vérifier que cela n'est pas contradictoire avec la réalité (impossibilité d'exercer, existence d'un siège social avec un bureau, etc.),
• Idéalement, un établissement doit être créé, ce qui donne automatiquement lieu à des impôts (CFE, etc.) et un bail doit être conclu entre la société et le propriétaire de la maison.

Attention à bien étudier les gains réels car les loyers perçus sont à déclarer dans la déclaration de revenu comme loyers immobiliers.

Le remboursement des frais engagés avant la création d'une entreprise

Lorsqu'un porteur de projet crée son entreprise, il peut engager des frais avant que la société ne soit constituée. Il s'agit en général de fournitures, d'annonces légales, d'honoraires, de déplacements, de frais d'immatriculation, etc. Le dirigeant créateur se fait rembourser la plupart des dépenses à condition qu'il puisse présenter un justificatif.

Frais d'habillement

Les frais liés à la présentation du dirigeant ne sont ni remboursables ni déductibles du résultat, sauf pour des vêtements professionnels obligatoires et/ou nécessaires dans certains métiers (blouses, robe d'avocat, etc.).

La formation et la documentation

Les formations du dirigeant sont remboursables et déductibles des impôts à condition qu'elles soient réalisées par un organisme agréé, comme pour les salariés.

Remarque : les dirigeants peuvent bénéficier d'aides spécifiques pour leurs formations, comme le crédit d'impôt formation.

Les sommes versées en exécution d'une caution bancaire

Lorsqu'un dirigeant s'est porté caution de l'emprunt de sa société, et a dû payer cette caution, il pourra en demander le remboursement lorsque l'entreprise aura retrouvé une trésorerie suffisante. Les montants versés par le dirigeant au titre de l'engagement de caution peuvent se déduire de son revenu imposable. Il faut pour cela respecter les conditions suivantes :

• L'engagement a été réalisé dans l'intérêt de l'entreprise (il ne doit pas entrer dans le cadre de sa gestion privée),
• Le versement de la caution n'est pas dû à un acte frauduleux (abus de biens sociaux, détournement d'actes, etc.),
• Le montant de la caution n'est pas disproportionné par rapport au revenu du dirigeant au moment de l'engagement.

Notons que si la caution versée est déductible du revenu imposable du dirigeant, on la reprend dans le bénéfice imposable si l'entreprise rembourse le paiement de la caution ultérieurement.

Le conseil

Les frais professionnels sont l'un des mets de choix des contrôleurs fiscaux. Ils constituent même la source principale des redressements fiscaux.

Pour éviter toute déconvenue, pensez à prendre conseil auprès de votre expert-comptable qui saura vous orienter et mettre en évidence les remboursements litigieux.

Contrôle fiscal : quelles charges pouvez-vous imputer à votre société ?

L'étude des frais professionnels est l'un des éléments les plus étudiés lors d'un contrôle fiscal.

En période de clôture des comptes, de nombreux dirigeants souhaitent limiter la base imposable de leur société en transférant un maximum de charges sur la société, surtout lorsque le dernier exercice est excédentaire. La réglementation impose certaines règles pour la déductibilité fiscale qu'il convient de respecter attentivement.

La réglementation sur la déductibilité des charges

Toutes les entreprises sont tenues de clôturer leurs comptes à la fin de chaque exercice. Cette démarche se concrétise par la réalisation du bilan et du compte de résultat qui reprennent et synthétisent l'ensemble des opérations financières réalisées pendant l'année et qui seront examinées lors d'un contrôle fiscal. Les charges seront enregistrées comptablement et elles seront déductibles du résultat imposable à condition de respecter les principes suivants :

• Leur comptabilisation doit être faite pendant l'exercice au cours duquel elles ont été engagées. Ce principe, appelé « principe d'annualité de l'impôt », empêche donc d'affecter les charges selon la convenance pour adapter le résultat d'une entreprise (ou son actif) en fonction de considérations externes.
• Les charges doivent avoir un caractère réel. Ce principe impose que chaque charge comptabilisée par l'entreprise dispose de sa pièce justificative, qui doit être conservée. Ceci permet d'assurer et de prouver la réalité des charges. Une certaine tolérance sur des frais de représentation ou de voyage jugés non excessifs est parfois observée lors d'un contrôle fiscal.
• Les charges comptabilisées par l'entreprise doivent avoir été réalisées pour le bien-fondé de l'exploitation ou être directement liées à la gestion de l'entreprise. L'appréciation de certaines charges qui bénéficient à la fois à l'entreprise et à un tiers peut parfois porter à des interprétations différentes entre le contrôleur fiscal et le dirigeant. Elles génèrent alors un redressement fiscal ou l'avis d'un tribunal.

Il est fondamental de respecter ces trois principes lors de l'affectation des charges si vous souhaitez éviter un redressement. Lors d'un contrôle fiscal, les achats de meubles de salon, de romans estivaux, d'une montre ou d'autres dépenses ne manqueront pas d'amener le contrôleur à se poser des questions si ces achats sont comptabilisés dans les charges de la société.

Contrôle fiscal : les dépenses litigieuses

Les dépenses somptuaires

Les dépenses dites somptuaires ne sont pas déductibles de l'impôt sur les sociétés lorsqu'elles dépassent 18 300 euros (chasse, pêche, résidence secondaire, entretien d'un bateau, etc.). On pourra cependant passer en charges certaines dépenses dans des cas particuliers. En cas de contrôle fiscal, il faudra bien évidemment montrer le caractère professionnel de ces dépenses et le caractère raisonnable du montant de la charge déduite. Il convient dans ce cas de prendre conseil car le fisc se trouve souvent très pointilleux dans ce domaine.

Contrôle fiscal : peut-on éviter le redressement ?

La déductibilité de nombreuses dépenses entraîne des difficultés parce qu'elles servent à la fois l'entreprise et le dirigeant. Et c'est bien évidemment sur celles-ci que les contrôleurs s'attardent et seront le plus pointilleux. Lors d'un contrôle fiscal, pour éviter tout redressement, quelques conseils sont bons à suivre :

• Gardez vos justificatifs et vos méthodes de calcul afin de pouvoir expliquer votre démarche et votre bonne foi,
• Discutez-en avec votre expert-comptable. Le conseil fiscal fait partie de sa mission, il doit à la fois vous informer sur la réglementation et sur les optimisations possibles. Son métier lui permet d'observer ce qui se fait et les conséquences, il est donc souvent assez averti sur ce qu'il faut faire.
• Sachez qu'un contrôle fiscal est souvent une affaire de point de vue ; parfois un peu de compréhension et quelques concessions permettent de s'en sortir sans trop d'égratignures…