Contrats commerciaux, factures, bons de commande, bulletins de salaire, feuilles de présence… Quels documents une entreprise doit-elle archiver, et pendant combien de temps ?
La loi oblige les entreprises à conserver un grand nombre de documents liés à leur activité. La durée minimum de conservation de ces documents à archiver varie en fonction de la nécessité de produire des pièces justificatives en cas de contrôles, ou de vérifications à posteriori de ces documents (par l'administration, les clients, d'anciens salariés…). L'entreprise doit être en mesure de les produire à titre de preuves.
Pendant combien de temps conserver les archives ? Les délais varient en fonction de la nature de ces documents.
1. Les documents sociaux
Les statuts et actes de la société : procès-verbaux d'assemblées générales (AG), réunions du conseil d'administration, rapport du gérant et du commissaire aux comptes, registres et feuilles de présence…
| Type de document | Durée de conservation |
| Statuts de la société (et modificatifs) | 5 ans après la radiation au RCS (ou perte de personnalité morale) |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat…) | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Actes liés au fonctionnement de la société | 5 ans |
| Registre de mouvements de titres, procès-verbaux | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuilles de présence, rapports du gérant et du commissaire aux comptes | 3 derniers exercices |
2. Les documents comptables
Livres de comptes, factures et bons de commande, impôts…
| Type de document | Durée de conservation |
| Livre et registre comptable, livre d'inventaire | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Pièces justificatives : bons de commandes et de livraison, factures clients et fournisseurs | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Impôts sur les revenus des sociétés (IS) : | 3 ans à partir de la date d'imposition (les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu'à la fin 2016) |
| BIC et BNC | 2 ans à partir de la date d'imposition |
| Impôt sur les sociétés pour l'EIRL | 2 ans à partir de la date d'imposition |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 3 ans à partir de la date d'imposition |
| Taxe sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées…) | 3 ans à partir de la date d'imposition |
3. Contrats et documents commerciaux et civils
Contrats, relevés de banque, correspondances commerciales, documents de douane…
| Type de document | Durée de conservation |
| Contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale | 5 ans |
| Contrats de garantie | 2 ans |
| Contrats conclus par internet (d'un montant supérieur à 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers | 30 ans |
| Correspondance commerciale | 5 ans |
| Documents bancaires (talons de chèques, relevés de banque…) | 5 ans |
| Police d'assurance | 2 ans à compter de la résiliation du contrat |
| Documents de transport de marchandises | 5 ans |
| Documents de douane | 3 ans |
| Dépôts de brevets, marques, dessins et modèles | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d'un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
4. Gestion du personnel
Bulletins de salaires, contrats de travail, feuilles d'heures, registre du personnel…
| Type de document | Durée de conservation |
| Bulletin de paie (double sous forme papier ou en version électronique) | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Registre unique du personnel | 5 ans |
| Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte | 3 ans |
| Document relatif à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreintes et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT, déclaration d'accident du travail auprès de la CNAM | 5 ans |
Source : service-public.fr
Sous quelle forme peut-on conserver ses papiers ?
Vérifié le 02 octobre 2017 — Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Vous pouvez conserver vos documents au format papier ou numérique. Si vous scannez vous-même vos documents pour les conserver au format numérique, ceux-ci n'auront pas la valeur d'un original.