Vous quittez Planity, Wavy, Hairnet, Dylentab ou un autre logiciel de caisse ? Vos chiffres vous suivent dans Communauté Coiffure. Vos tickets de caisse, eux, restent dans l'ancien logiciel — et c'est voulu.
Ce qui vous suit
Depuis Importer depuis votre logiciel, vos exports alimentent directement l'application :
- votre chiffre d'affaires, mois par mois — un export qui couvre plusieurs mois est réparti sur chacun d'eux ;
- vos prestations et leurs prix, pour le calculateur de prix ;
- votre équipe : les collaborateurs qui manquent vous sont proposés ;
- votre ticket moyen, quand l'export permet de le calculer ;
- votre taux d'occupation et vos heures de pointe, selon le logiciel.
Rien n'est enregistré sans que vous l'ayez coché. Ce que chaque logiciel apporte est détaillé dans Importer mes données.
Ce qui reste dans l'ancien logiciel
Vos tickets, vos clôtures et vos archives de caisse ne sont pas repris. Ils ont été enregistrés et protégés par votre ancien logiciel : lui seul peut en garantir l'authenticité, et les recopier ailleurs leur ferait perdre cette garantie.
Restent aussi derrière vous ce que Communauté Coiffure ne gère pas : le stock, l'agenda et la réservation en ligne. Beaucoup de salons gardent leur agenda en ligne quand ils changent de caisse.
Gardez vos archives
Avant de résilier votre ancien logiciel, exportez ses archives de caisse — clôtures, journaux, archives fiscales — et rangez-les en lieu sûr. Changer d'outil ne vous dispense pas de pouvoir les présenter en cas de contrôle.
Combien de temps les garder, et sous quelle forme : posez la question à votre expert-comptable. C'est lui qui connaît votre situation.
Les cartes cadeaux et acomptes en cours
Une carte cadeau ou un acompte encaissé par l'ancien logiciel a déjà été payé, et compté dans le chiffre d'affaires du mois de la vente.
- Avant de changer, notez la liste des cartes cadeaux et des acomptes encore valables : le nom de la cliente, le montant, la date.
- Quand la cliente vient les utiliser, l'argent est déjà rentré : ne l'ajoutez pas une deuxième fois à votre chiffre d'affaires dans le pilotage, et rayez-la de votre liste.
Pour la façon de l'enregistrer en comptabilité, votre expert-comptable vous dira quoi faire.
Changez un 1er du mois
Un mois partagé entre deux logiciels est un mois à reconstituer à la main : une partie dans l'ancien, une partie dans le nouveau. Le plus simple est de changer un 1er du mois, après la dernière clôture mensuelle de l'ancien logiciel.
Si ce n'est pas possible, additionnez vous-même les deux parties de ce mois-là dans le pilotage.
Dans l'ordre
- Avant de résilier l'ancien logiciel : exportez au moins vos douze derniers mois, votre fichier clientes et vos archives de caisse. Notez les cartes cadeaux et les acomptes encore valables.
- Dans Communauté Coiffure : importez vos exports depuis Importer depuis votre logiciel, et vérifiez les mois importés.
- Le jour du changement — idéalement un 1er du mois : votre premier encaissement dans la nouvelle caisse.
- Les mois suivants : les cartes cadeaux de l'ancien logiciel sont utilisées au fil des visites ; rayez-les de votre liste.
- Ensuite : gardez les archives de l'ancien logiciel aussi longtemps que votre expert-comptable vous l'indique.
Et ensuite ?
- Ce que chaque logiciel apporte, export par export : Importer mes données.
- Contrôlez les mois importés : le pilotage.
- Une question sur votre cas ? Posez-la à CoCo, votre assistante.