Ressaisir à la main ce que votre logiciel de caisse connaît déjà, c'est du temps perdu et une source d'erreurs. Depuis Importer depuis votre logiciel, vous chargez vos exports et Communauté Coiffure en tire vos chiffres.
Choisir votre logiciel
Le plus simple : déposez votre export dans la zone du haut, « Déposez votre export, on reconnaît le logiciel ». L'application le reconnaît à ses noms de feuilles — sans lire vos données — et ouvre le bon import, fichier déjà chargé. Si elle ne le reconnaît pas, elle vous propose de nous l'envoyer (voyez « Autre » plus bas).
Vous pouvez aussi choisir votre logiciel vous-même. Si le fichier choisi vient d'un autre logiciel, l'écran vous le dit (« Ce fichier ressemble à un export Planity ») et vous propose de l'importer comme tel. Chaque logiciel exporte des choses différentes :
- Hairnet — deux imports distincts : l'export de caisse, qui sert à mesurer votre taux d'occupation, et l'export comptable, qui apporte votre chiffre d'affaires et vos dépenses.
- Planity — chiffre d'affaires, TVA, visites et récapitulatif par collaborateur.
- Wavy — chiffre d'affaires, TVA, heures travaillées et catalogue de prestations.
- Dylentab — chiffre d'affaires jour par jour, prestations, personnel et heures de pointe, depuis l'export « Analyse ». Si l'export porte les chiffres de l'an dernier (colonne N-1), le même mois de l'année précédente vous est proposé en option, décoché.
- Rapport comptable — le « Rapport Comptable » que certains logiciels de caisse préparent pour votre comptable (six feuilles, de « 1-Ventes & règlements » à « 3-Exécution ») : chiffre d'affaires jour par jour, prestations, collaborateurs et heures de pointe. Le CA est rangé dans le mois de vos tickets, même quand le rapport dit « du 01/08 au 01/09 ».
- Autre — votre logiciel n'est pas dans la liste ? Voyez plus bas.
Vous pouvez changer de logiciel à tout moment avec le lien de retour.
Mesurer votre taux d'occupation
C'est l'import le plus utile, parce qu'il remplace une estimation par une mesure.
Le taux d'occupation est la part de votre temps de présence réellement passée avec un client. Estimé au jugé, il est presque toujours trop optimiste — et comme il commande tous vos prix, l'erreur se propage partout.
À partir de votre export de caisse, l'application calcule le taux réel de chaque personne :
- Chargez le fichier `.xlsx` de votre export récapitulatif.
- Choisissez la période concernée.
- Associez chaque collaborateur du fichier à un employé de votre salon. L'association automatique fonctionne la plupart du temps ; sinon, faites-la à la main dans la liste déroulante.
- Lancez le calcul.
Vous obtenez, pour chacun, ses heures occupées, ses heures payées et son taux d'occupation. Une personne dont le taux dépasse ses heures payées est signalée comme surbookée.
Le tableau est en lecture seule par défaut. Quand un taux mesuré vous paraît juste, un bouton vous permet de l'utiliser pour vos prix — il remplace alors la valeur estimée dans le calculateur de prix. Vos taux y sont marqués selon leur origine : valeur par défaut, saisie manuelle, ou mesuré par import.
Importer votre chiffre d'affaires et vos dépenses
L'import comptable alimente directement votre pilotage : chiffre d'affaires, TVA et dépenses, répartis sur les bons mois. C'est la façon la plus rapide de remplir une année sans tout retaper.
Avant d'enregistrer quoi que ce soit, l'application vous montre ce qu'elle a trouvé dans le fichier et ce qu'elle compte en faire. Relisez cet écran : c'est le moment de repérer une période décalée ou une catégorie mal comprise.
Si votre logiciel n'est pas dans la liste
Deux options, qui se cumulent :
- Prendre rendez-vous avec Éric — il examine votre export et vous dit ce qu'on peut en tirer.
- Nous envoyer un exemple de fichier — indiquez le nom de votre logiciel et joignez un export. Ce fichier n'est pas analysé et n'alimente pas votre compte : il sert uniquement à préparer un futur connecteur.
Une précaution
Vérifiez toujours vos chiffres après un import, surtout la première fois. Un export mal cadré sur les dates, ou une catégorie de dépense rattachée au mauvais poste, fausse votre coût de fonctionnement — et donc vos prix. Un coup d'œil au mois importé dans le pilotage suffit.
Et ensuite ?
- Contrôlez les mois importés : le pilotage.
- Vous quittez votre logiciel de caisse ? Ce qui vous suit, et ce qui reste chez lui : Vous changez de logiciel de caisse.
- Appliquez votre taux mesuré à vos tarifs : le calculateur de prix.